Het hoort er inmiddels helemaal bij: videobellen met je collega’s, opdrachtgever of klant. Natuurlijk is het fijn om juist nu contact met elkaar te kunnen onderhouden. Maar deze nieuwe vorm van online vergaderen heeft wel een aantal mogelijke valkuilen die je gesprek iets minder prettig kunnen maken. Wij hebben daarom zeven tips op een rijtje gezet zodat je een kei wordt in online vergaderen.
1. Test, test, test
Gebruik je voor de eerste keer nieuwe software waar je nog niet bekend mee bent, of werk je vanaf een andere computer dan normaal? Check dan voordat je verbindt of alles goed werkt. Neem ook de tijd om bekend te raken met de interface van de software die je gebruikt, zodat je alle instellingen weet te vinden. Zo hoeft niemand op je te wachten omdat jij je microfoon niet aan de praat krijgt.
2. Gebruik oordopjes
Als je vergadert met meerdere mensen, kun je beter een koptelefoon met microfoon gebruiken dan de ingebouwde speakers en microfoon van je laptop. Je gesprekspartners verstaan je dan beter en hebben minder last van achtergrondgeluid. Met een koptelefoon vermijd bovendien dat geluiden uit je speaker worden teruggestuurd door je microfoon, wat leidt tot vervelende echo’s.
3. Licht je huisgenoten of partner in
Woon je samen? Licht dan je partner of huisgenoot in als je begint met een videogesprek. Zo wordt je niet afgeleid en hoef je niet bang te zijn voor gênante situaties, zoals een nietsvermoedende partner die plotseling de kamer binnenstormt voordat hij of zij onder de douche springt. Check daarom ook als een gesprek is afgelopen dat de software (en dus de camera en microfoon) compleet is uitgeschakeld.
4. Zorg voor een opgeruimde, goed verlichte ruimte
Goed licht is belangrijk als je tijdens je online vergadering goed in beeld wilt zijn. Zorg er dus voor dat de kamer waarin je zit goed verlicht is. Natuurlijk licht van buiten is het beste, tenzij je de zon in je rug hebt. Hierdoor verander je namelijk op het beeldscherm in een zwarte vlek.
Let ook op de achtergrond, en dan vooral of je omgeving niet te rommelig is. Een wasrek met handdoeken of rommelige kast kan behoorlijk afleiden tijdens een gesprek. Geen tijd om op te ruimen? Dan kan je met Microsoft Teams en Zoom de achtergrond wazig maken met een druk op de knop.
5. Demp je microfoon
Het is je misschien al eens overkomen: tijdens een presentatie moeten luisteren naar het geslurp, gesmak, genies of geritsel van andere deelnemers. Vooral in grotere vergaderingen is het daarom beter om je microfoon te dempen als je niet aan het woord bent. En heb je een prangende vraag terwijl iemand anders aan het woord is? Stel ‘m dan via de chat, zodat de gespreksleider deze later oppakt. Vooral tijdens videobellen met meerdere personen ga je al snel langs elkaar heen praten, en verlies je de focus op het onderwerp.
6. Ga niet multitasken
Het is erg verleidelijk om tijdens een videogesprek met een grote groep iets anders te gaan doen. Vooral als het huidige gespreksonderwerp voor jou wat minder relevant is. Maar voor je het weet wordt er een belangrijke vraag aan je gesteld terwijl je net bezig om een mailtje te beantwoorden. Probeer dus met zoveel mogelijk aandacht te luisteren naar je gesprekspartners, en ga tijdens een gesprek niet aan de slag met andere werkzaamheden.
7. Schakel de Together Mode in
Volgens onderzoek van de Amerikaanse Stanford-universiteit kan videobellen tot vermoeidheidsklachten leiden. De reden: het aaneengesloten, vaak ongemakkelijke oogcontact met je gesprekspartners. Dat is natuurlijk heel anders dan op kantoor, waar het oogcontact met mensen juist veel beperkter en natuurlijker is. Bovendien kijk je elkaar tijdens een videobelletje niet direct in de ogen, maar net erlangs omdat de camera naast of boven het scherm zit. En ook dat zorgt voor ongemak.
https://youtu.be/MGsNmYKgeTA
Microsoft Teams heeft een handige oplossing voor dit probleem verzonnen: de zogenaamde together mode. Als je deze modus inschakelt tijdens een gesprek, wordt iedere deelnemer in een virtuele ruimte (zoals een collegezaal) naast elkaar geplaatst. En dat maakt online vergaderen een stuk persoonlijker.
