Datum prikken en slim e-mailen: deze Outlook-plugins maken het je makkelijk

We mailen en vergaderen wat af op een gemiddelde werkdag. Met deze tools, die gewoon in Outlook werken, doe je dat nét even wat slimmer en efficiënter.

Datum prikken met FindTime

FindTime is een datumprikker van Microsoft die je als organisator van een vergadering eerst even moet installeren, voordat je het in Outlook kunt gebruiken. Hier vind je de instructies daarvoor (in het Engels). Eenmaal geïnstalleerd, kun je een zogeheten ‘meeting poll’ toevoegen aan een e-mailbericht.

Net zoals bij het populaire datumprikker.nl, kies je een paar data die jou goed uitkomen, waarna je collega’s per mail de opties gepresenteerd krijgen en hun beschikbaarheid en voorkeuren kunnen aangeven. (Het maakt niet uit welk mailprogramma zij gebruiken, en of ze FindTime hebben geïnstalleerd.) FindTime prikt daarop de beste datum en tijd en stuurt iedereen een agenda-uitnodiging. Dat scheelt een hoop heen en weer mailen!

Download via findtime.microsoft.com | gratis

X.ai, je virtuele assistent

Afspraken maken kan ook automatisch. Ontmoet ‘Amy’, de virtuele assistent van softwareontwikkelaar X.ai. Amy nestelt zich in je inbox en laat zich in gewone taal aansturen. Dat betekent dat je geen menu’s door hoeft te lopen, je mailt gewoon met Amy. En Amy mailt met degene met wie je een afspraak wilt maken. Dat kan vooralsnog alleen in het Engels, wat in dit geval natuurlijk wel een beperking is voor Nederlandstalige gebruikers.

Zo werkt het: Amy cc je in een mailtje. ‘Ze’ zal daarna het contact van je overnemen. Amy kent je Outlook-agenda en je voorkeuren — hoeveel tijd je graag tussen afspraken laat, waar je graag afspreekt — dus kan zelf een gaatje vinden voor een afspraak. Vervolgens mailt Amy de wederpartij een paar opties door, waar diegene uit kan kiezen. Met een alternatief komen, is trouwens ook mogelijk. Zodra een geschikte datum en tijd gevonden is, koppelt Amy dat weer terug naar jou. Voor de zekerheid, want ze heeft het al in je agenda gezet.

Download via x.ai | gratis, met beperkingen, of betaald

Slimmer en geconcentreerder mailen met Boomerang

Boomerang is een heel pakket van slimme tools voor je e-mail. Eenmaal geïnstalleerd in Outlook, kun je het bijvoorbeeld gebruiken om geschreven e-mails pas later te versturen, wat handig is als je je collega’s niet buiten werktijd wil storen.

Ook kun je met Boomerang een binnenkomend mailtje ‘snoozen’: de mail verdwijnt dan uit je inbox, zodat je je op andere, meer dringende zaken kunt richten, maar verschijnt later weer op een zelfgekozen tijdstip bovenaan.

De ‘pauze’-functie is onze favoriet: nieuwe mails komen dan niet direct, maar alleen op gezette tijden binnen — bijvoorbeeld ’s ochtends, na de lunch en tegen het einde van de middag. Dan raak je de rest van de dag niet afgeleid.

Hier in een uitgebreidere video zie je hoe Boomerang in de praktijk werkt:

Download via boomerangoutlook.com | gratis, met beperkingen, of betaald

DELTA Zakelijk

Met DELTA kies je voor razendsnel internet, voordelig bellen via de cloud en meer. En dat tegen uitzonderlijk scherpe tarieven!