Vergader apps

Deze 3 vergader apps heb jij nodig voor jouw organisatie

Dankzij ‘het nieuwe werken’ schieten zogenoemde kantoor-apps de laatste jaren als paddenstoelen uit de grond. Apps waarmee je kunt chatten, online kunt vergaderen en bestanden delen. Er zijn er veel. We lichten drie populaire kantoor-apps uit die je tegenwoordig op bijna elke werkvloer tegenkomt.

Efficiënt werken dankzij kantoor-apps

‘Hit me on Slack’, ‘We Skypen’ of ‘Deel dat Google Doc even’. Allemaal kreten waarmee je een paar jaar geleden heel vreemd zou worden aangekeken door je collega’s. Maar door de populariteit van ‘het nieuwe werken’, neemt het aantal flexibele werkplekken in Nederland steeds meer toe. Of je nou ondernemer, werknemer of freelancer bent; om op afstand samen te kunnen werken, zijn de dit soort apps tegenwoordig onmisbaar. Laten we drie kantoor-apps beter bekijken. Wat kun je ermee en waarom zijn ze zo populair?

Slack: Minder e-mails en vergaderingen

In 2013 zag Slack het levenslicht. In eerste instantie bedoeld als een intern chatprogramma voor een bedrijf in Vancouver. Slechts vijf jaar later gebruiken professionals over de hele wereld het chatprogramma dagelijks. Het werkt bijna verdacht eenvoudig: je kunt chatten in verschillende besloten groepen. Bijvoorbeeld met iedereen van een afdeling, een projectteam of met alle freelancers binnen een bedrijf.

In een groepschat zijn vaak niet alle berichten even relevant. Daarom heeft Slack een handige functie waarmee je berichten die écht belangrijk zijn via een push-melding naar alle ontvangers stuurt. Alle chats zijn bovendien doorzoekbaar, erg praktisch als je later nog iets terug wilt lezen.

Uit eigen gebruikersonderzoek van Slack blijkt dat het gebruik van het chatprogramma leidt tot een halvering van het aantal verstuurde e-mails binnen een bedrijf. De chat wordt bovendien gezien als een laagdrempeliger communicatiemiddel. Zo wordt er dus meer en sneller gecommuniceerd. Ook het aantal fysieke vergaderingen neemt af door Slack.

Skype for Business (S4B): Wereldwijd online vergaderen

Al kort na de oprichting in 2003 werd Skype een fenomeen. Het werkwoord ‘skypen’ is zelfs opgenomen in de Dikke van Dale. In 2011 werd het bedrijf overgenomen door Microsoft voor bijna 6 miljard euro. De zakelijke toepassing van Skype gaat een stuk verder dan ‘bellen via internet’; de definitie die het woordenboek geeft. Met de betaalde zakelijke versie kun je chatten, (video)bellen, bestanden delen en complete online vergaderingen organiseren. Deelnemen kan thuis of op kantoor vanaf de computer, maar ook eenvoudig onderweg via je smartphone.

Aan zo’n online vergadering kunnen maximaal 250 personen per keer deelnemen. Als deelnemer kun je je scherm delen, maar ook laten overnemen door iemand anders. Door de integratie met Microsoft kun je ook gezamenlijk Office-documenten in real-time maken en bewerken. Zo vergader je dus met mensen over de hele wereld vergaderen, alsof je naast elkaar zit.

Leuk detail: In 2016 zagen Skype en Slack in dat ze elkaar konden aanvullen. Sindsdien kun je direct vanuit een Slack-chat een audio- of videogesprek via Skype starten.

Google G Suite: Nooit meer bijlagen versturen

Weet je nog die tijd dat je telkens je mailbox moest legen omdat die vol zat met grote bijlagen? Die tijd is voorbij. Google heeft flexibel werken een stuk eenvoudiger gemaakt met alle applicaties van Google G Suite. Die naam zegt je misschien weinig, maar hieronder vallen bijvoorbeeld Google Docs, Gmail en Google Agenda. Vanuit de cloud kun je zo eenvoudig samen aan documenten werken, e-mailen en elkaars agenda bekijken. Het enige wat je nodig hebt is een Google-account. Overigens kun je zo’n Google-account gewoon aanmaken met je bestaande zakelijke e-mailadres.

Vooral het real-time samenwerken in bijvoorbeeld een tekstbestand of spreadsheet is razendpopulair op de werkvloer. Je ziet direct wie welke aanpassing heeft gemaakt of welke opmerkingen er zijn achtergelaten. Dat doe je net zo makkelijk via de computer als via de mobiele apps van Google. Wellicht het grootste voordeel van deze applicaties is dat al je werk direct wordt opgeslagen. Dat voorkomt heel wat frustraties als je computer uitvalt of vastloopt terwijl je net een enorm lang verhaal aan het tikken was.

DELTA Zakelijk

Met DELTA kies je voor razendsnel internet, voordelig bellen via de cloud en meer. En dat tegen uitzonderlijk scherpe tarieven!