Vergaderen op afstand: zo doe je dat het makkelijkst

Anno 2019 kunnen bedrijven niet meer zonder videoconferencing. Wat begon als een ongemakkelijk middel om reiskosten terug te dringen, is tegenwoordig een volwaardige en belangrijke tool om productiviteit onder werknemers te boosten. Minder onderweg, lagere kosten en sneller informatie delen met elkaar.

Niet ieder bedrijf heeft hetzelfde nodig, en de ene app is zeker ook de andere niet. Daarom een klein overzicht van verschillende apps met voor- en nadelen, en wat de experts verwachten van de toekomst.

De gratis variant: Google Hangouts

Hangouts is de bekende gratis chat, audio- en videoconferencingdienst van Google. Installatie van de app is via een browserplugin zo gepiept, en aangezien veel mensen het nodige Google-account hebben, is het gebruik van hangouts voor veel mensen een voor de hand liggende oplossing.

Je kunt via Hangouts ook eenvoudig je beeldscherm delen en live je presentatie casten naar YouTube. En dat zonder advertenties en met een naadloze integratie met andere Google Apps zoals Calendar, Drive en Docs.

Grote bedrijven zullen met het maximale aantal deelnemers van tien personen niet veel aan Hangouts hebben – ook niet bij de zakelijke, betaalde variant met 25 personen. Andere nadelen zijn dat je uitsluitend afbeeldingen kunt delen en de audiokwaliteit valt volgens gebruiks soms wat tegen.

Het professionele totaalpakket: RingCentral

De software van RingCentral maakt van je VoIP-toestel op je bureau een veelzijdige, dynamische telefooncentrale boordevol chat- en telefoniefunctionaliteiten. Een ander belangrijk onderdeel van het softwarepakket is de uitgebreide cloud videoconferencing-service, waarmee tot wel 200 personen kunnen deelnemen aan een videoconference.

Groot pluspunt is dat sinds dit jaar het ook mogelijk is om zonder de software geïnstalleerd te hebben deel te nemen aan een call. Bovendien kun je eenvoudig webinars hosten, zijn er talloze functionaliteiten om je scherm te delen (van je hele desktop tot specifieke apps of documenten) en is er integratie met onder andere Salesforce, Google en Outlook. Maar daar betaal je wel voor: het premium pakket (met een maximum van honderd deelnemers per meeting) kost 34,99 dollar per aansluiting per maand.

De betaalbare alleskunner: Zoom

In ieder toptienlijstje staat-ie wel; Zoom. Niet zo gek ook, want deze cloud-based app maakt videoconferencing flexibel, schaalbaar en eenvoudig. Deelnemen gaat via een (mobiele) app of direct via de browser zonder iets te hoeven installeren. Bovendien is het ook mogelijk om bestanden te delen, webinars te hosten en met meerdere gesprekken tegelijkertijd te verbinden, of met je mobiele telefoon even snel in te bellen om je zegje te doen.

Zoom werkt goed samen met Outlook, Google en andere software en biedt met al haar functionaliteiten en uitbreidingsmogelijkheden uitkomst voor zowel kleine bedrijven als grote organisaties. Groot pluspunt is de prijs: zelfs het gratis Basicpakket heeft ruimte voor maar liefst 100 deelnemers per bijeenkomst. Wil je langer dan 40 minuten vergaderen, dan moet je betalen.

De toekomst

Volgens kenners zal de (mobiele) videoconferencingmarkt de komende tijd jaarlijks groeien met 20 procent, wat voornamelijk te danken is aan de toenemende vraag naar flexibiliteit van bedrijven en haar werknemers.

Experts verwachten bovendien dat augmented reality en kunstmatige intelligentie een steeds grotere rol zullen spelen in videoconferencing. In het eerste geval kun je dan denken aan het gebruiken van interactieve driedimensionale virtuele hologrammen tijdens je gesprek, die iedere deelnemer tijdens het gesprek realtime kan inzien en gebruiken.

Nog interessanter is de toegevoegde waarde van kunstmatige intelligentie. Daarmee zou het bijvoorbeeld mogelijk zijn om software aan de hand van de inhoud van het gesprek automatisch vervolgafspraken en to-do-lijstjes te laten maken, of realtime informatie te presenteren die (door middel van augmented reality) in het beeld verwerkt wordt in illustraties en grafieken.

Daarmee is de kous niet af: zo kan door middel van gezichtsherkenning automatisch worden gezien wie er deelneemt aan een meeting (of juist niet), en kan de lichaamshouding van je gesprekspartner(s) worden geanalyseerd om te bepalen of je je punt goed overbrengt. Wie weet krijg jij over vijf jaar wel een seintje van je app dat het tijd is voor een koffiepauze.

DELTA Zakelijk

Met DELTA kies je voor razendsnel internet, voordelig bellen via de cloud en meer. En dat tegen uitzonderlijk scherpe tarieven!