11 - 01 - 2019

Robot-accounting: hoe technologie zzp’ers helpt met boekhouden

Voor de meeste zelfstandigen zonder personeel is de boekhouding maar ingewikkeld. Of op zijn minst een noodzakelijk kwaad. Gelukkig is er nu slimme technologie die je er zó doorheen loodst.

De helft van de zzp’ers doet zijn of haar boekhouding gedeeltelijk zelfstandig, blijkt uit uit onderzoek van ZZP Barometer. Ongeveer een derde doet het zelfs geheel zelfstandig. Velen zullen daarvoor een boekhoudprogramma op het internet gebruiken. En die programma’s worden de laatste paar jaar met steeds meer slimme technologie uitgerust - dat noemen we robotic accounting.

Daar houdt DELTA wel van, dus zetten we een paar van die nieuwe technologische snufjes voor je op een rij. Je vindt onderstaande nieuwe technologie onder andere in de boekhoudpakketten van InformerOnline en Moneybird, twee bedrijven die voorop lopen in robotic accounting en toch een goed betaalbaar pakket hebben voor zzp’ers. 
 

Tekstherkenning van je inkomende facturen

De meeste boekhoudpakketten laten je inkomende facturen per mail doorsturen naar een adres dat aan je account gekoppeld is. Zo zorg je er snel voor dat de factuur in je boekhouding klaarstaat om handmatig verder verwerkt te worden.

Sinds kort kun je ook die laatste stap sneller en gemakkelijker maken. Tekstherkenningstechnologie (OCR) ’scant’ de factuur en zal gegevens zoals de datum, het factuurnummer, een omschrijving en de afzender herkennen en vast voor je invullen. Dat scheelt een hoop werk!

Dergelijke gegevens worden trouwens al automatisch uitgelezen als de factuur in een zogeheten UBL-bestandsformaat naar je is verstuurd - dan is er geen tekstherkenning nodig. Je kunt in beide boekhoudpakketten jouw facturen ook als een UBL-bestand versturen. 

Banktransacties automatisch koppelen

Afhankelijk van de bank waar je een rekening bij hebt, kun je in sommige gevallen je banktransacties automatisch in je boekhouding inladen. Dat is al fijn, maar nu kunnen die transacties ook nog eens automatisch gekoppeld worden aan een inkomende of uitgaande factuur. Dat doet het systeem door het bedrag, de afzender of ontvanger en de omschrijving bij een transactie te matchen met de facturen en bonnetjes die in je boekhouding staan.

Ook kun je regels instellen, bijvoorbeeld dat transacties aan een bepaalde ontvanger altijd te maken hebben met de huur van je kantoor. Dan wordt zo’n uitgave ook nog eens automatisch in de juiste categorie geplaatst.

Btw-aangifte automatisch ingevuld

Als ondernemer moet je btw-aangifte doen - meestal elk kwartaal. Moneybird heeft dan vast voor je uitgerekend wat je moet aangeven. In een handig overzicht staat precies op een rij welke bedragen je waar in moet vullen in de online omgeving van de Belastingdienst. InformerOnline maakt het nog gemakkelijker: hier kun je zelfs binnen de omgeving van het boekhoudprogramma je aangifte indienen. Ook hier is alles vast voor je ingevuld. Met iDeal betaal je direct wat je de Belastingdienst schuldig bent.

Nu hoor je ons niet zeggen dat je boekhouding doen met dit soort tools leuk wordt, maar het wordt toch zeker wat gemakkelijker, om maar eens een gevleugelde uitspraak van de Belastingdienst te gebruiken.

DELTA Zakelijk Internet

Dit soort online tools werken het beste met een snelle en stabiele internetverbinding. Met DELTA Zakelijk Internet ben je verbonden met het beste netwerk van Zeeland en kun je met gemak grote bestanden downloaden en uploaden.